Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Das müssen Sie beachten!
Das müssen Sie beachten!
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird zum 1. Januar 2023 Pflicht:
Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind sodann verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer gesetzlich versicherten Beschäftigten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Ziel soll es sein, die Arbeitgebenden zu entlasten. Es ist jedoch davon auszugehen, dass es zum Start Schwierigkeiten bei der Umsetzung geben wird.
Umstellung auf elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Die neue Regelung gilt für Arbeitnehmende, die gesetzlich krankenversichert sind. Privatversicherte sind nicht von der eAU betroffen; bis auf Weiteres bleibt es hier wie gehabt bei einer Aushändigung des jeweiligen unterschriebenen Durchschlags für die Krankenkasse, den Arbeitnehmenden und den Arbeitgebenden.
Die Anwendung der eAU nicht für:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wegen Erkrankung des eigenen Kindes
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von einer Ärztin oder einem Arzt im Ausland
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von einer Privatärztin oder einem Privatarzt
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Rehabilitationseinrichtungen
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wegen Mutter-Kind-Kur
Für gesetzlich versicherte Arbeitnehmende jedoch gilt ab Januar 2023, dass sie sich zwar nach wie vor krankmelden (müssen). Den Nachweis – der bislang in Form des sog. "gelben Scheins" erfolgte – müssen sie aber nicht mehr selbst vorlegen. Dieser wird fortan von der Arbeitgeberin oder vom Arbeitgeber bei der Krankenkasse abgerufen.
Im Einzelnen ist der Ablauf wie folgt (siehe Schaubild):
1. Arztpraxis meldet an die Krankenkasse
Zunächst stellen die behandelnde Ärztin oder der behandelnde Arzt die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmenden fest. Anders als zuvor, übermittelt die behandelnde Arztpraxis oder das behandelnde Krankenhaus nun die notwendigen Daten, die sich bisher auf der AU befunden haben, an die Krankenkasse des Arbeitnehmenden.
Der Arbeitnehmende erhält jedoch immer noch einen Durchschlag in Papierform für seine Unterlagen. Dieser gilt dann als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel, um insbesondere in Störfällen – etwa einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren – das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung nachzuweisen. Bis auf Weiteres soll an dieser Papierbescheinigung festgehalten werden, bis eine für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit geeignete elektronische Lösung dazu mit ebenso hohem Beweiswert zur Verfügung steht. Die Arztpraxis ist im Störfall dennoch angewiesen, den digitalen Versand innerhalb von 24 Stunden nachzuholen. Besteht das technische Problem weiterhin, erfolgt der Versand der AU postalisch an die Krankenkasse.
Nach dem elektronischen Versand der eAU besteht die Möglichkeit, eine Zustellbestätigung von der Krankenkasse anzufordern. Krankenkassen sind allerdings nicht zur Ausstellung einer Empfangsbestätigung verpflichtet. Sollte 24 Stunden nach der Übermittlung der eAU an die Krankenkasse keine Fehlermeldung von deren Seite eingegangen sein, gilt die eAU als erfolgreich zugestellt. Auch eine Stornierung der eAU ist möglich, solange diese innerhalb von fünf Werktagen nach Ausstellung erfolgt. Für die Stornierung wird eine eigene "KIMNachricht" (KIM = Kommunikation im Medizinwesen) erstellt, die ebenfalls signiert und anschließend an die Krankenkasse übermittelt werden muss.
2. Arbeitnehmende informieren die Arbeitgeberin bzw. den Arbeitgeber
Der Arbeitnehmende meldet sich – wie bisher auch – unverzüglich bei seiner bzw. seinem Vorgesetzten unter Angabe der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit (Meldepflicht) arbeitsunfähig. Mit der eAU entfällt zukünftig die Pflicht zur Vorlage der AU seitens der Arbeitnehmenden (Vorlagepflicht). Bislang sind Arbeitnehmende grundsätzlich nach dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, die AU bei ihrer Arbeitgeberin bzw. ihrem Arbeitgeber vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG). Diese Pflicht entfällt künftig.
3. Datenabruf der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
Erst dann, wenn die Krankmeldung des Arbeitnehmenden erfolgt ist, darf der Arbeitgebende eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse einholen. Ein automatischer Transfer der eAU findet nicht statt. Die zuständige Krankenkasse stellt sodann folgende Angaben zur Verfügung:
- Name des oder der Beschäftigten
- Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
- Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und
- Angabe, ob Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einem Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall beruht.
Warum wird der Start holprig?
Die Einführung der eAU führt zu erheblichen Unsicherheiten aufseiten der Arbeitnehmenden und der Arbeitgebenden. Eine nicht rechtzeitige Krankmeldung – zum Beispiel durch ein falsch angegebenes Datum oder eine verzögerte Meldung vonseiten der Krankenkasse verursacht – kann zu Auswirkungen bei der Entgeltfortzahlung oder sogar zum unentschuldigten Fehlen bei der/dem Arbeitnehmenden führen. Arbeitsrechtliche Probleme sind hier insbesondere bei belasteten Arbeitsverhältnissen zu erwarten. Hier wird darüber zu diskutieren sein, wer bei Störfällen die vorliegende Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen hat. Denn wer hier in der Pflicht ist, ist rechtlich nicht eindeutig geklärt.
Grundsätzlich wird sich vor allem der Arbeitsaufwand deutlich erhöhen. Denn in vielen Fällen wird bei den verschiedenen Beteiligten nachgefasst, geklärt und korrigiert werden müssen.
In folgenden Bereichen haben sich bereits Schwachstellen gezeigt:
Arztpraxen/Krankenhäuser: Bisher zeigte sich, dass viele Arztpraxen und Krankenhäuser nicht über die technische Ausstattung verfügen, um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen elektronisch zu übermitteln. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Ärztinnen und Ärzte noch nicht sicher im Umgang mit der eAU sind. Dies führt dazu, dass die geforderte Krankmeldung nicht, beziehungsweise nicht zeitnah zur Verfügung gestellt werden kann.
Krankenkassen: Generell muss im Hinblick auf die Prozessierung der eAU-Daten in größere und kleinere Krankenkassen unterschieden werden. Größere Krankenkassen haben mit der Prozessierung der eAU-Daten aktuell nur wenige Schwierigkeiten. Kleinere Krankenkassen hingegen prozessieren die eAU-Daten mit einer deutlichen Verzögerung.
Arbeitgebende: Durch den Wegfall des "gelben Scheins" müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ihren bisherigen Prozess neu bewerten. Bislang war es nicht unüblich, dass auf Grundlage der AU entsprechende Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert wurden. Künftig müssen auf Grundlage der Krankmeldung des Arbeitnehmenden proaktiv die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Sobald sich die/der Arbeitnehmende krankgemeldet hat, müssen Maßnahmen ergriffen werden, damit diese Information zeitnah – und im Idealfall in elektronischer Form – die Abrechnung erreicht.
Mini-Jobs: Der Abruf der Daten durch den Arbeitgebenden bei der zuständigen Krankenkasse erfolgt ab Januar 2023 auch für Arbeitnehmende, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. In der Regel kennt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber die Krankenkasse bei diesen Arbeitnehmenden bisher nicht, weil er ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als zuständiger Einzugsstelle kommuniziert. Aus diesem Grunde ist es künftig auch erforderlich, dass Minijobber Angaben zu ihrer Krankenkasse machen.
Quelle: Deutscher Hausärzteverband